Windows och Office

1. Tillåta makron

Makron kan användas för att förenkla tillvaron för den som, liksom jag själv, arbetar mycket i Microsoft Office. I Office 2007 är emellertid makron blockerade i ursprungsläget och för att tillåta dem krävs en hel del inställningar. Nedan beskrivs hur man tillåter makron in Excel 2007.

1. Ta fram fliken Utvecklare genom att klicka på MS Office Button och navigera till Excel-alternativ Vanliga alternativ. Kryssa i alternativet "Visa fliken Utvecklare i menyfliksområdet". Du kan nu arbeta med makron.




2. Ställ in makrosäkerhet till "Inaktivera alla makron och visa ett meddelande" genom att navigera till fliken Utvecklare Makrosäkerhet. Kryssa i alternativet "Inaktivera alla makron och visa ett meddelande". Du kan nu välja att tillåta makron.




3. Varje gång du öppnar ett dokument med makron kommer du att få en säkerhetsvarning i övre vänstra hörnet. Klicka omedelbart på knappen "Alternativ" och kryssa i alternativet "Aktivera innehållet". Om du inte gör detta omedelbart kommer säkerhetsvarningen att försvinna och du måste då öppna dokumentet på nytt för att komma åt den.

2. Tillåta krypterade makron

Om åtgärderna ovan inte räcker för att kunna köra ett specifikt makro kan det bero på att det är krypterat. I så fall krävs ytterligare åtgärder.

1. Navigera till Start Kör.
2. Skriv CMD i sökfältet och klicka OK.
3. Högerklicka på ikonen CMD.
4. Välj "Kör som administratör".
5. Skriv kommandot "regedit" och tryck Enter.




6. Navigera till HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 12.0 Excel Security.
7. Navigera till Redigera Nytt 32-bitarsvärde (DWORD).




8. Ange "ExcelByPassEncryptedMacroScan" som namn.
9. Dubbelklicka på det nya värdet.
10. Ändra data från 0 till 1 och klicka på OK.

Logiskt, eller hur?

3. Spela in makron

När du har tillåtit makron kan du skapa egna. Ett makro utför automatiskt arbetssteg och kan därför bespara dig mycket manuellt arbete. Avancerade makron kräver som sagt kunskaper om Visual Basic men enklare makron kan du spela in.

1. Navigera till Utvecklare Spela in makron.




2. Ange makronamn och klicka på OK.




3. Utför de arbetssteg du vill automatisera, till exempel kopiera ett värde från ett fält till ett annat eller lägga till en ny rad.
4. Avbryt inspelningen genom att klicka på Stoppa inspelning.




5. Navigera till fliken Infoga Figurer.
6. Sätt in en figur som kan fungera som knapp och ge den valfri text genom att högerklicka på den och välja Redigera text.
7. Högerklicka på knappen igen och välj alternativet "Koppla makro till knapp".
8. Välj det makro du skapat och klicka på OK.

Du kan nu upprepa dina arbetssteg genom att klicka på knappen.

4. Sätta upp ODBC-kopplingar

För att kunna hämta data från databaser till Officeprogram behöver man sätta upp en så kallad ODBC-koppling.

1. Navigera till Start Inställningar Kontrollpanelen.
2. Dubbelklicka på Administrationsverktyg.
3. Dubbelklicka på Datakällor (ODBC).




4. Klicka på lägg till.




5. Välj server (vanligtvis SQL Server). Klicka på Slutför.




6. Ange namn, beskrivning och server som du vill ansluta till. Klicka på Nästa




7. Välj verifiering (vanligtvis Windows NT-verifiering). Klicka på Nästa.




8. Välj den standarddatabas du vill ansluta till. Klicka på Nästa.




9. Klicka på Slutför.
10. Testa datakällan och klicka på OK om testen slutförs.

5. Hämta data från databaser

För att hämta data från en databas via en ODBC-koppling till Office 2007 används Microsoft Query.

1. Navigera till fliken Data Från andra källor Från Microsoft Query.




2. Välj den datakälla du skapade ovan och klicka på OK.




3. Välj de kolumner du vill inkludera i din fråga och klicka på Nästa.




4. Ange eventuellt filter genom att inkludera villkor för vilka rader som ska visas och klicka på Nästa.




5. Ange eventuellt sortering genom att välja kolumner att sortera efter.




6. Klicka på Slutför.





Om du istället klickar på Visa data i Microsoft Query så kan du ytterligare modifiera din databasfråga med SQL men mer om det någon annan gång.

6. Om uppkoppling misslyckas

Om uppkopplingen misslyckas trots åtgärderna ovan kan en så kallad DLL-fil saknas, till exempel MSRDO20.dll. I så fall informerar felmeddelandet om det. DLL-filen kan installeras enligt följande:

1. Sök efter filen MSRDO20.dll med Google.
2. Ladda ned den till skrivbordet.
3. Kopiera filen till Windows systemmapp (vanligtvis C:\Windows\System).
4. Klicka på Start.
5. Skriv CMD i sökfältet.
6. Högerklicka på ikonen CMD.
7. Välj "Kör som administratör".
8. Skriv kommandot "regsvr32.exe msrdo20.dll" och tryck Enter.




9. Om allt har gått bra informerar ett meddelande om att registreringen lyckades.

7. Filen egna.xls

Ibland har man makron som arbetar med öppna dokument. Då kan det vara bra att känna till att Office 2007 har hyss för sig med dolda filer. Om man spelar in makron och väljer att lagra dem i "Arbetsbokens egna makron" så skapas en fil som heter egna.xls (personal.xls om du använder engelsk version och/eller eventuellt andra ändelser såsom .xlsb). Om man i sitt makro kontrollerar öppna dokument kan det därför vara bra att undanta egna.xls.

I ett fall som jag nyligen hjälpte kontrollerade ett makro om andra Exceldokument var öppna innan det fortsatte och stannade eftersom den dolda filen egna.xls var öppen.

Det kan också hända att flera egna.xls-filer skapas med diverse namntillägg. Om du behöver radera dessa så hittar du dem enklast genom att i menyn välja Visa och Ta fram. Du öppnar då fönstret Ta fram fönster med en lista på alla dolda filer. Markera de du vill ta fram och klicka på Ta fram. Genom att välja Spara som i menyn kan du se sökvägen till dem i datorn. Sök fram dem i Windows Explorer och släng bort dem så långt du kan.

8. DAO och ADO

Microsoft har nyligen introducerat Windows 7 och Office 2010 och som vanligt har man struntat i allt vad bakåtkompatibilitet heter. Kanske är det ett sätt att ge Microsoftkonsulter jobb? Om ditt makro för att hämta data slutar fungera i de nya versionerna kan det bero på att makrot använder en metod som inte stöds längre. För att ringa in orsaken kan du öppna din Visual Basic-kod, leta upp den del av koden som kopplar upp mot din databas, sätta markören först i koden och "stega" genom makrot med F8-tangenten. Får du felmeddelandet "ODBCDirect stöds inte längre. Skriv om koden med ADO i stället för DAO."? Grattis, Microsoft kommer aldrig mer att stödja din kod.

Ett konkret exempel på en sådan kod stötte jag på hos min förre arbetsgivare:

Sub Connect()
ConnectionStr = "ODBC;UID=" & varUID & ";PWD=" & varPWD & ";DSN=" & varDSN & ""
Set WrkODBC = CreateWorkspace("NewODBCWorkspace", "sa", "", dbUseODBC)
Set ConODBC = WrkODBC.OpenConnection("Connection1", , True, ConnectionStr)
Set DB1 = ConODBC.Database
End Sub

Den här koden behövde skrivas om till följande:

Sub Connect()
Set ConODBC = New ADODB.Connection ConnectionStr = "Provider=sqloledb; Data Source=" & varDSN & "; Initial Catalog=" & varDB & "; User Id=" & varUID & "; Password=" & varPWD & "; Integrated Security=SSPI"
ConODBC.ConnectionString = ConnectionStr
ConODBC.Open
End Sub

Den stora skillnaden mellan dessa två är att den förra kopplar upp sig med en ODBC-källa (variabeln "varDSN") medan man i den senare måste ange både server ("Data Source") och databas ("Initial Catalog").

Jag behövde också skriva om mina variabler enligt följande:

• Dim WrkODBC As Workspace utgick helt.
• Dim DB1 As Database utgick helt.
• Dim ConODBC As Workspace ersattes av Dim ConODBC As New ADODB.Connection
• Dim RSData As Recordset ersattes av Dim RSData As New ADODB.Recordset

Till sist behövde jag skriva om koden där data hämtades enligt följande:

Set RSData = DB1.OpenRecordSet(QueryString, dbOpenSnapshot)

ersattes av

Set RSData = ConnODBC.Execute(QueryString)

Jag hoppas att mina exempel hjälper dig i din konvertering. Mer om ODBCDirect, DAO och ADO kan du läsa om i dokumentet Migrating DAO to ADO.

9. Referenser

Om du fortfarande har problem med DAO och ADO så kan det vara så att du saknar nödvändiga referenser. Microsofts föga upplysande felmeddelanden om detta kan vara "Egendefinierad typ har inte definierats" eller "Kan inte hitta makrot". Pröva i så fall att navigera till Visaul Basic / Verktyg / Referenser och se till att du åtminstone har följande referenser förkryssade:

• Visual Basic for Applications
• Microsoft Excel 14.0 Object Library
• OLE Automation
• Microsoft Office 14.0 Object Library

10. Aktivera databasanslutningar

I Office 2010 har den så kallade säkerheten ökats ytterligare. Följden blir att man för att kunna ansluta till databaser måste stänga av all säkerhet (vilket inte rekommenderas av Microsoft).

Knappen "Från andra källor" i fliken "Data" är nämligen inaktiv i utgångsläget. För att aktivera den navigerar du till Excel / Arkiv / Alternativ / Säkerhetscenter / Inställningar för säkerhetscenter / Externt innehåll. Om du inte gått vilse på vägen kan du nu välja "Aktivera alla dataanslutningar".

11. .xls och andra Excelformat

En gång i tiden fanns det bara ett Excelformat - formatet med .xls som filändelse. Numera finns format som .xls, .xlsx, .xlsm och .xlsb. Om du vill behålla bakåtkompatibilitet bör du hålla dig till gamla hederliga .xls. Tyvärr räcker det inte med att ange filnamnet .xls utan du måste också ange filformatet. Ta följande Visual Basic-kod som exempel:

NewWb.SaveAs fil.xls

I äldre Excelversioner sparas detta med filformat .xls men från och med 2007 sparas detta med filformat .xlsm. Eftersom filnamn och filformat skiljer sig åt kommer du att få felmeddelande när du öppnar den med Excel 2007 och inte kunna öppna den alls med äldre Excelversioner. Rätt Visual Basic-kod är därför:

NewWb.SaveAs fil.xls, FileFormat := 56

Fileformat := 56 betyder att filformatet är .xls. Nedan följer en lista på olika filändelser och deras respektive filformat:

• .xls = 56
• .xlsb = 50
• .xlsx = 51
• .xlsm = 52
• .csv = 6
• .txt = -4158
• .prn = 36