Excel

1. Summering

Bilden visar ett enkelt kalkylark för summering. Formeln SUMMA(D2:D6) summerar cellerna från och med D2 till och med D6. Om du lägger till en rad mellan D2 och D6 ändras summeringen automatiskt så att den nya raden också summeras. Om du kopierar formeln till C-kolumnen så ändras summeringen automatiskt så att cellerna i C-kolumnen summeras.

Om du inte vill att en formel ska ändras så kan du låsa kolumn- eller radnumret genom att sätta ett dollartecken framför det. Formeln B2*E$2 i cellen C2 multiplicerar cell B2 med cell E2 där tvåan i E2 är låst. Om du kopierar formeln till C3 så ändras den därför inte till B3*E$3 utan till B3*E$2.

Menyvalet Infoga / Funktion innehåller fler nyttiga funktioner som förklaras ganska bra.

2. Villkorlig summering

Om du vill veta delsummor kan du använda dig av villkorlig summering. Formeln SUMMA.OM(A$2:A$6;G2;C$2:C$6) letar i kolumn A2:A6 efter värdet i cell G2 och summerar värdena som matchar i kolumn C2:C6. Bilden visar hur beloppen på konto 2 summeras till 100 (25+75). Observera användningen av $ som gör att formeln kan kopieras till de andra raderna utan att konto- eller beloppkolumnen ändras. En liknande funktion är ANTAL.OM som räknar antal istället för att summera.

Det går också bra att använda intervall som villkor. Villkoret skrivs då inom citationstecken, till exempel ">=1" för värden större än eller lika med 1. Det kan också kombineras med &-tecknet om man vill ha ett cellinnehåll som villkor, till exempel ">="&G2. Formeln SUMMA.OM(A$2:A$6;">="&G2;C$2:C$6)-SUMMA.OM(A$2:A$6;">"&H2;C$2:C$6) summerar belopp där konto är större än innehållet i cell G2 samt drar av belopp där konto är större än innehållet i cell H2. Bilden visar hur beloppen mellan konto 1 och 2 summeras till 260.

För mer komplicerade delsummeringar kan du använda guiden villkorlig summering under menyn Verktyg. Den skapar en formel som också kan skrivas direkt. Formeln SUMMA(OM(A$2:A$6=G2;OM(B$2:B$6=H2;C$2:C$6;0);0)) letar både i kolumn A2:A6 och B2:B6 innan den summerar v&aum l;rdena som matchar i kolumn C2:C6. Bilden visar hur beloppen på konto 1, kostnadsställe b summeras till 60 (50+10). Observera att du måste "aktivera" formlen efter att du skrivit in den genom att hålla skift- och ctrl-tangenterna nedtryckta när du trycker på returtangenten. Formeln kommer då få "klamrarna" { och } i början och slutet.

Slutligen en villkorlig summering med ungefärliga villkor. Anta att kontona i exemplet ovan kan ha fler siffror men att du bara vill summera de som börjar på 1. Det kan du göra med formeln SUMMA(OM(VÄNSTER(A2:A6)="1";1)*C2:C6) som helt enkelt summerar alla fält i A2:A6 där det första tecknet från vänster är lika med 1. Det går också bra att byta ut VÄNSTER mot andra textformler, till exempel HÖGER, som söker det/de första tecknen från höger, eller EXTEXT, som söker tecken mitt i texten. Precis som ovan måste du "aktivera" formeln med skift- och ctrl-tangenterna.

3. Snabba och flexibla pivottabeller

Pivottabeller är snabbt och flexibelt sätt att analysera data. Genom att markera den datamängd du vill analysera och välja Data / Pivottabell kan du gruppera din data i rader och kolumner och analysera den i vilka dimensioner du vill. Bilden visar ett enkelt exempel på hur konto summeras kolumnvis och kostnadsställe radvis men pivottabeller kan göras mycket mer avancerade än så. Det enklaste sättet att lära sig dem är att pröva sig fram.

4. Klistra in rätt

Menyvalen Redigera / Kopiera och Redigera / Klistra in finns i alla Officeprogram. I Excel kan du dock välja vad du vill klistra in. En vanlig inklistring klistrar in "allt" - både formler och format. Eftersom formlerna uppdateras får du då kanske andra värden än de du ville kopiera. I så fall kan du välja Klistra in special och välja att bara klistra in värden.

En annan möjlighet med Klistra in special är att du kan klistra in en åtgärd. Om du till exempel kopierar värdet 1,1 och väljer åtgärden Multiplicera så kommer alla värden som du klistrar över att multipliceras med 1,1. Åtgärden transponera slutligen vänder det kopierade så att rader klistras in som kolumner och tvärtom. Klistra in special har många användningsområden!

5. Jämföra datamängder

Om du behöver jämföra två stora datamängder för att hitta avvikelser kan du använda formeln LETARAD. Formeln LETARAD(A16;B$16:B$20;1;FALSKT) visar hur värdet i cell A16 letas upp i tabellen B$16:B$20. Ettan anger att det första värdet i tabellen ska returneras och FALSKT anger att inget ska returneras om inget värde hittas. Bilden visar hur konto 1 hittas medan konto 2 saknas.

6. Markera avvikelser

Ett enkelt sätt att få snabb överblick över stora datamängder är att använda villkorlig formatering. Menyvalet Format / Villkorsstyrd formatering kan till exempel användas för att grönmarkera höga värden och rödmarkera låga värden. Bilden visar hur belopp över 50 grönmarkeras.

7. Lås fönsterrutor

Får du också problem med att du inte längre ser rubrikerna när du bläddrar i Excelarket? Använd i så fall menyvalet Fönster / Lås fönsterrutor. Det låser alla rader ovanför och kolumner till vänster om den cell som är markerad. Om du till exempel markerar cell B2 så kommer rad 1 och kolumn A alltid att synas hur mycket du än bläddrar.

8. Flytta data

Data måste ofta flyttas fram och tillbaka. Förr brukade jag infoga nya rader och sedan flytta dit data men så lärde jag mig det enkla tricket att infoga utklippta celler. Valet nås genom höger musklick och fungerar som infoga ny rad och klistra in ett. Mycket praktiskt!

9. Leta data

Om du vill leta upp data i en datamängd finns det flera "letaupp"-funktioner att välja på. Letarad är en sådan funktion och skrivs som i exemplet nedan. Formeln LETARAD(E2;A$2:C$7;2;FALSKT) letar upp värdet i cell E2 ("1") i den första kolumnen i datamängden A$2:C$7 (det vill säga kolumn A) och returnerar värdet i den andra kolumnen i samma datamängd (det vill säga kolumn B. I exemplet har vara 2 en längd på 5 och därför returnerar funktionen värdet 5. Det sista argumentet, "FALSKT", säger helt enkelt åt funktionen att returnera ett felvärde om vara 2 inte skulle hittas. (Motsatsen, "SANT", returnerar annars ett godtyckligt värde, en funktion som jag inte riktigt förstått.)

Så långt allt gott men vad gör du om du vill ange fler sökkriterier för din letaupp-funktion? Anta att du vill leta upp den vara som har längd 10 OCH bredd 1? Letaupp fungerar då inte men du kan använda en kombination av INDEX och PASSA ("MATCH" på engelska Excel). Funktionen {INDEX(A$2:A$7;PASSA(1;(B$2:B$7=E6)*(C$2:C$7=F6);0))} letar upp det värde i A-kolumnen som har samma värde som i cell E6 i kolumn B (d v s 10) och samma värde som i cell F6 i kolumn C (d v s 1). Genom att upprepa delen *(C$2:C$7=F6) för andra kolumner kan du lägga till fler sökkriterier. Precis som med villkorlig summering måste du "aktivera formeln skift och ctrl-tangenterna nedtryckta när du trycker på returtangenten för att formeln ska få klamrarna { och } i början och slutet.

10. Summera feldata

Många funktioner genererar felvärden om ingen värden hittas och det är väl bra. Tyvärr räcker det med ett felvärde i en lång lista för att det inte ska gå att summera övriga värden. Det finns dock en enkel formel som löser detta:

=SUMMA.om(A1:A100,"<="&99^99)

Denna enkla formel ignorerar felvärden och summerar endest korrekt värden.

11. Problemlösaren

Problemlösaren är ett trevligt tillägg till Excel som kan göra mycket nytta. I princip gör den precis vad den heter - tar ett problem och prövar sig fram tills den hittar något som blir rätt. Den behöver aktiveras i Arkiv / Alternativ / Tillägg innan den kan användas men sedan kan den hittas under Data / Problemlösaren. Du anger sedan följande:

1. Ett målfält som motsvarar det värde du vill uppnå
2. Ett antal variabelceller som du vill låta problemlösaren föreslå värden för
3. Eventuella begränsningar på vad dessa variabelceller får innehålla

För att komma igång är exempelfilen nedan en bra start.

Observera att problemlösaren stannar vid första lösningen den hittar men att det kan finnas flera lösningar.

12. Datafliken

Formler i all ära men Excel har många bra inbyggda funktioner för att städa upp bland data. Några av dem finns i fliken Data. Förutom de tidigare nämnda pivottabellerna finns här också funktioner för sortering, filtrering, text uppdelat till flera kolumner, data konsoliderat till färre kolumner etc. samt den ofta behövda funktionen Ta bort dubbletter.

1. Markera alla celler i listan med dubbletter.
2. Gå till fliken Data och tryck på knappen ”Ta bort dubbletter”.
3. Tryck på OK om du får ett meddelande om att Excel inte hittar kolumnrubriker. Du får i så fall välja kolumnrubriker senare.
4. Välj vilken kolumn du vill leta dubblettvärden i samt om din data har rubriker eller inte. Fundera på om du vill ta bort dubblettposter där t ex ett namn förekommer två gånger men med olika adress (leta bara i namnkolumnen) eller om du vill ta bort dubblettposter där både namn och adress förekommer två gånger (leta både namn- och adresskolumnen).
5. Tryck på OK. Dubblettposter ska nu vara raderade. Åtgärden går att ångra.