Filemaker

1. Första databasen

Här är ett exempel på en mycket enkel receptdatabas som illustrerar de första stegen i en ny databas från grunden. Titta också på de många mallar som kommer med Filemaker.

1. Skapa en ny fil utan mall med namnet "Recept".
2. Skapa en tabell med namnet "Recept" och en tabell med namnet "Ingredienser".
3. Skapa i tabellen "Recept" fälten "Nr" (typ Numeriskt) och "Namn" (typ Text). Skapa i tabellen "Ingredienser" fälten "Nr" (typ Numeriskt), "Receptnr" (typ Numeriskt), "Namn" (typ Text), "Antal" (typ Numeriskt) och "Enhet" (typ Text). Ange för fälten "Nr" tillvalet "Löpnummer" så att varje post automatiskt får ett unikt nummer.
4. Skapa en relation mellan fälten Recept::Nr och Ingredienser::Receptnr genom att i fliken "Relationer" dra och släppa det ena fältet på det andra. Dubbelklicka på relationen och kryssa under tabellen "Ingredienser" för alternativen "Tillåt att poster skapas..." och "Radera relaterade poster...".
5. Stäng fönstret "Definiera databas" och välj i menyn Visa / Layoutläge. Skapa layouten "Recept" som visar poster från tabellen "Recept".
6. Sätt in i layouten "Recept" en portal som visar poster enligt relationen "Ingredienser" (som du skapade i punkt 3). Arbeta lite med utseendet (t ex rubriker, fältkanter). Observera att "Nr" och "Receptnr" kommer att skapas automatiskt. Varje post visar nu ett recept med relaterade ingredienser.
7. Välj menyn Manus / Scriptmaker och skapa ett manus med namnet "Ny" med manussteget "Ny post". Gå till layoutläget, välj menyn Sätt in / Knapp och välj funktion "Utför manus" för knappen. Knappen skapar nu nya recept.
8. Välj menyn Arkiv / Definiera / Värdelistor och skapa en ny värdelista med namnet "Enhet" och alternativet "Använd värden i listan". Ange värdena "g", "hg" och "kg". Gå tillbaka till layoutläget, dubbelklicka på fältet "Enhet" och ändra "Visa som" till "Nedrullningsbar lista" som visar värden från "Enhet". Enheter kan nu väljas i en lista.
9. Välj menyn Layouter / Ny layout. Välj visa poster från "Ingredienser" och layouttyp "Rapport". Fortsätt i guiden med att flytta fälten "Namn", "Antal" och "Enhet" från tabellen "Ingredienser" samt fältet "Namn" från tabellen "Recept".
10. Avsluta rapportguiden och arbeta med utseendet. Lägg t ex in en del "Inledande totalsumma" och dra Recept::Namn dit så att varje recept visas med en receptrubrik och en ingredienslista.

2. Gå till relaterade poster

En relationsdatabas hanterar relaterade poster - det säger sig självt. En av mina favoriter bland manusstegen är därför gå till relaterade poster. Om du har genomtänkta relationer mellan databaserna kan du använda manussteget på många sätt, t ex:

1. Navigera till relaterade poster, t ex till ingredienser som tillhör ett visst recept eller tvärtom till recept som använder sig av en viss ingrediens.
2. Förenkla standardsökningar, t ex genom att bygga en relation med det beräknade värdet 0 för att enkelt hitta ingredienser som kostar 0 kr.
3. Duplicera post med relaterade poster, t ex genom att exportera ett recepts ingredienser till en temporär tabell, skapa ett nytt recept och till det importera ingredienserna. Alternativt kan du gå till de relaterade posterna, duplicera dem och tilldela dem nästa receptlöpnummer med funktionen GetNextSerialValue enligt nedan. If-satsen kontrollerar att det verkligen finns relaterade poster medan sorteringen gör att en duplicerad post lägger sig under originalposten. (Om posterna är osorterade lägger sig den duplicerade posten sist.)

Ange variabel [$Recept; Värde:GetNextSerialValue("Recept";"Recept::Recept nr")]
If [Ingredienser::Recept nr]
Gå till relaterad post [Visa endast relaterade poster; Från tabell: "Ingredienser"; Med layout: "Ingredienser" (Ingredienser)]
Sortera poster [Spara; Ingen dialogruta]
Loop
Gå till post/sökpost/sida [Första]
Duplicera post/sökpost
Tilldela fält [Ingredienser::Recept nr; $Recept]
Gå till post/sökpost/sida Första]
Uteslut
Uteslut
Exit Loop If [Get(HittadePoster)=0]
End Loop
Gå till layout [ursprunglig layout]
End If
Duplicera post/sökpost

3. Kontrollberäkningar för låsning av poster

Ibland behöver poster låsas för förändringar. Det kan du enkelt åstadkomma genom ett fält som anger huruvida posten är låst eller inte låst, t ex "Låst". Övriga fält kan sedan definieras med en kontrollberäkning under fliken Kontroll, t ex Låst="Nej". I detta fall så kommer förändringar av data endast att accepteras så länge Låst="Nej".

Denna kontrollberäkning kan användas på många andra sätt, t ex för att kontrollera att en behörig användare är inloggad.

4. Loopar för hantering av flera poster

För att hantera flera poster på en gång kan du använda loopar. Nedanstående exempel kombinerar punkt 2 och 3 ovan för att låsa en posts underposter.

Gå till relaterade poster [Visa endast relaterade poster; Från tabell: Underposter; Med layout: Aktuell Underposter]
Gå till post [Första];
Tilldela fält [Låst; "Ja"]
Gå till post [Nästa; Avbryt efter sista]
End loop

Glöm inte bort tillägget "Avbryt efter sista" när du går till nästa post - annars fortsätter loopen för evigt.

5. Lathund för rapporter

Rapporter innehåller många delar och specialfält och det är lätt att gå vilse så fort man lämnar guiden. Här är en lathund att ha i åtanke när du ändrar rapporter eller skapar nya utan guide. Lathunden exemplifieras med en försäljningsdatabas grupperad efter geografi.

1. Sidhuvud: Text överst på varje sida (t ex utskriftsdatum)
2. Inledande totalsumma: Rubrik överst i rapporten (t ex "Försäljningsrapport")
3. Delsumma (före): Rubrik över varje delgrupp (t ex "Stockholm")
4. Huvuddel: En rad för varje post i delgrupp (t ex "1 000 kr")
5. Delsumma (efter): Summa av varje delgrupp (t ex "1 000 000 kr")
6. Avslutande delsumma: Totalsumma av poster i rapporten (t ex "10 000 000 kr")
7. Sidfot: Text nederst på varje sida

Rapportdata hämtas från den tabell som layouten är baserad på. Ytterligare information, t ex rubriker, kan dock hämtas genom relaterade fält. Genom att sortera posterna i flera steg kan du lägga in flera delgrupper. Till exempel kan du sortera försäljning efter regioner, länder och städer. Du kan då lägga in delsummor som visar delsumma för Stockholm, delsumma för Sverige och delsumma för Europa.

Glöm inte att ett fälts kanter måste ha marginal till delens kanter samt att posterna måste vara sorterade på samma sätt som delgrupperna för att rapporten ska fungera.

Obs! Om poster syns i granskningsläge men ändå inte skrivs ut kan det bero på skrivarinställningar. I PC-versionen kan man ställla in att endast aktuell post, framsökta poster eller samtliga poster ska skrivas ut. I Mac-versionen kan man inte välja utan det är framsökta poster som skrivs ut. Jag fick detta problem med en fil som ursprungligen var en PC-mall inställd på att skriva ut endast aktuell post. Det var först när jag på en PC ändrade filens inställningar till framsökta poster som jag kunde skriva ut på min Mac.

6. Mergefält i rapporter

Ett vanligt problem i layouter i allmänhet och rapporter i synnerhet är att veta vilken storlek fält och delar behöver för att innehållet ska passa. Mergefält löser många av dessa problem.

Mergefält skapar du genom menyn Sätt in / Mergefält eller genom ett vanligt textfält där text blandas med fältinnehåll enligt formatet <<tabellnamn::fältnamn>>. Ett exempel på användning av mergefält är sidnummer som också visar rapportens totala antal sidor. Gör ett manus, gå till sista posten och tilldela sidnumret till en variabel. Kombinera sedan i ett mergefält sidnummer med variabeln.

Mergefält kan också vara nyttiga för enskilda fält. Antag att du har ett fält med en löptext av okänd längd. Om den visas i ett vanligt fält måste storleken på både fältet och delen specificeras, med risk för att inte hela löptexten syns eller att rapporten får onödig luft. Om löptexten däremot visas i ett mergefält så kan du göra så att delen anpassas efter innehållet. Detta åstadkommer du genom att göra delen och mergefältet så stora att all tänkbara data ryms samt välja alternativet "Dela upp en del på flera sidor" när du definierar delen. Receptdatabasen nedan innehåller en sådan rapport. Anvisningarna för receptet (som ju kan vara olika långa) finns i ett mergefält i en delsummedel och ingredienserna i receptet följer i en huvuddel.

7. Get Summary för att ta bort nollposter i rapporter

Statistikfält används för statistik om en tabells värde, t ex summa, men tyvärr kan de bara användas för att skriva ut statistiken i rapporter. Du kan dock hämta statistik till beräkningar med funktionen GetSummary. GetSummary har två parametrar: statistikfält och sorteringsfält. Nedanstående exempel visar hur du i en rapport utesluter poster som summerar till noll med hjälp av statistikfält för summa och antal.

Gå till post [Första]
Loop
If [GetSummary(rapport::summastatistik;rapport::sorteringsfält)=0]
Uteslut flera poster [GetSummary(rapport::antalantalstatistik;rapport::sorteringsfält)
Else
Gå till post [Get(Postnummer)+GetSummary(rapport::antalstatistik;rapport::sorteringsfält)]
End if
Exit Loop If [Get(Postnummer)=Get(HittadePoster)=0]
End Loop

8. Värdelistor som visar text men lagrar nummer

Varje post i en databas bör ha ett unikt nummer som identifierar posten. Användaren vill dock hellre se klartext så hur hanterar du den intressekonflikten i en värdelista? Lösningen ligger i att lägga in två fält i layouten, ett för identifikationsnumret och ett för den beskrivande texten.

1. Skapa en värdelista från nummerfältet och textfältet. Välj alternativet "Visa endast värden från det andra fältet".
2. Lägg i layouten in nummerfältet och koppla värdelistan till det.
3. Lägg i layouten in textfältet ovanpå nummerfältet och ange funktionssätt "Tillåt inmatning i fältet" endast i sökläge.

Användaren kommer nu i bearbetningsläge att välja ett textvärde i värdelistan men Filemaker lagrar ett nummervärde. I sökläge kommer användaren att kunna söka på textvärdet.

9. Navigering i webbgränssnitt

Webbgränssnitt har som sagt många begränsningar och en sådan är att listor max visar 25 poster och tabeller max 50 poster. Boken Special Edition Using Filemaker ger dock ett utmärkt exempel på hur man kan göra navigeringen mer webblik. Nedanstående manuset kan användas för navigeringsknappar med manusparametrarna "Next" respektive "Prev". Manuset navigerar 25 poster framåt eller bakåt om användaren om användaren är i listläge och 50 poster om användaren är i tabelläge.

Let ( [
curRec = Get (Postnummer) ;
jumpSize =
Case (
Get ( Layoutvisningsläge ) = 1; 25;
Get ( Layoutvisningsläge ) = 2; 50;
1 ) ;
direction =
Case (
Get (Manusparameter) = "Next"; 1;
Get (Manusparameter) = "Prev"; -1 ) ;
newRec = curRec + (jumpSize * direction) ] ;
Case ( newRec > Get ( HittadePoster ) ; curRec ; newRec)
)

10. Egendefinierade funktioner för beräkning av OCR-nummer

Med Filemaker Advanced kan du definiera egna funktioner som kan användas till mycket. Ett exempel är beräkning av OCR-nummer. Ett OCR-nummer består av ett id-nummer, eventuellt ett längdnummer (sista siffran i antal tecken i id-numret, t ex "3" för ett 13-siffrigt id-nummer) samt en kontrollsiffra. Funktionen "check" nedan beräknar ett OCR-nummers sista kontrollsiffra utifrån tre parametrar.

1. referens: det referensnummer som OCR-numret ska baseras på
2. langd: referensnumrets längd
3. vikt: det tal som siffrorna i referensnumret ska viktas med

If(
Middle(referens;langd;1)*vikt > 9; Middle(referens;langd;1)*vikt - 9; Middle(referens;langd;1)*vikt
)
+
Case(
langd>1 and vikt=1;check(referens;langd-1;2);
langd>1 and vikt=2;check(referens;langd-1;1);
0)

Nedanstående beräkning avänder funktionen check för att lägga till ett OCR-nummer till fältet "referens".

referens &
Right(
Truncate( check ( referens ; Length(referens) ; 2) ; -1) + 10 -
check ( referens ; Length(referens) ; 2)
;1)

För att skapa ett referensfält där en längdsiffra läggs till ett id-fält kan följande beräkning användas.

id & Right(10+Length(id);1)

Se bifogad fil som exempel. Funktionen check skapas med menyvalet Arkiv / Definiera / Egna funktioner och funktionsparametrarna "referens", "langd" och "vikt". Beräkningsfältet "referens" lägger till en längdsiffra till fältet "id". Beräkningsfältet "ocr" lägger sedan till en kontrollsiffra till fältet "referens".

1. Kolumnbredd i värdelistor

Värdelistor hjälper användaren att välja värden vid inmatning i fält. De kan konfigureras till ett visa både en och två kolumner och Filemaker anpassar automatiskt värdelistans kolumnbredd efter innehållet.

Så långt allt väl men om du vill visa fler kolumner än så måste du anpassa de underliggande fälten, till exempel skapa beräkningsfält som visar innehållet från flera andra fält. Då tror du kanske att Filemaker automatiskt anpassar värdelistans kolumnbredd efter dessa anpassade fält?

Nej tyvärr, i vissa fall så förblir kolumnbredden för liten så att man inte ser hela fältet och det går heller inte att manuellt anpassa kolumnbredden. Denna bugg är känd men tyvärr finns det inte någon lösing så vitt jag vet.

2. Nätverksstacken kunde inte initialiseras

Funktionen fjärranslutning gör att du kan ansluta till andra Filemakerdatabaser över Internet (förutsatt att de är delade). Det är en utmärkt funktion men i PC-versionen har jag ibland fått det kryptiska felmeddelandet "FileMaker kan inte dela eller vara en filklient eftersom nätverksstacken inte kunde initialiseras".

Vad detta betyder är att det är något fel på filen server.pem. Sök upp filen i din installation (den finns normalt i mappen Program Files / Filemaker) och ersätt den. För Filemaker 8 kan den här filen användas. Sedan borde du kunna fjärransluta utan att få det här felmeddelandet.